La gestion de la paie nécessite de réelles compétences et une veille législative permanente. Les entreprises ont des obligations liées à leurs conventions collectives, qui sont différentes selon leur activité.
Les gestionnaires de paie qui gèrent ce service ou cette fonction doivent régulièrement se former. Chaque mois elles doivent collecter les informations variables des salaires (absence pour quelques soient les causes, heures supplémentaires…).
Les erreurs peuvent entrainer de mauvaises relations professionnelles entre la Direction et les salariés et les services de la DIRECTE (Urssaf…). Les plus petites entreprises qui ne disposent pas d’un service RH (Ressources Humaine) doivent en plus de la paie se charger des obligations liées aux salariés (embauches, départs, litiges, entretiens, GPEC. (Gestion prévisionnelle de l’emploi et des compétences.).
Le gestionnaire de paie a donc un rôle important pour l’entreprise, son départ ou son absence s’il est salarié de l’entreprise peut entrainer de lourdes conséquences : difficultés de remplacement ou de recrutement, incapacité à effectuer ses paies et charges sociales durant une période donnée, cela peut créer une certaine dépendance malsaine pour l’entreprise.
Pour une bonne gestion de la paie de votre PME, plusieurs alternatives existent. Vous pouvez utiliser un logiciel ou confier cette tâche à un prestataire externe pour externaliser la paie de votre entreprise.
La gestion de paie au moyen d’un logiciel interne
Le logiciel de paie interne est un outil informatique hébergé sur le serveur ou ordinateurs de l’entreprise pour une gestion automatique de la paie. Il traite donc de manière automatique les données relatives à la paie pour calculer et créer une fiche de paie par employé. Le logiciel interne est installé sur un ou plusieurs postes de l’entreprise.
Cet outil de gestion dispose de plusieurs fonctions pratiques. Il vous permet de saisir et de calculer les salaires. Il facilite l’intégration directe des écritures comptables relatives à la paie dans la comptabilité de l’entreprise. Il établit et édite les fiches de paie pour chaque employé. Grâce à ce logiciel, vous pouvez suivre l’évolution de la masse salariale au moyen de tableaux de bord. Il sert également à réaliser des contrats et des certificats de travail. Vous pouvez également gérer les congés rémunérés grâce au logiciel interne.
Toutefois, l’utilisation de ce type de programme présente quelques inconvénients. Vous êtes tenu d’effectuer régulièrement des mises à jour du logiciel. Vous devrez également veiller à sauvegarder chaque fois vos données. Enfin, avec un logiciel de paie interne vous êtes tenu d’effectuer par vous-même des paramétrages. Ces réglages doivent se faire par un personnel compétent.
Toutefois, si l’achat d’un logiciel interne vous intéresse choisissez celui qui vous convient le mieux. Pour choisir votre logiciel, voici quelques critères de choix :
- les fonctionnalités du logiciel par rapport aux besoins de votre société
- la facilité d’utilisation du logiciel
- les mises à jour proposées par le fournisseur
- le prix du logiciel et le coût des mises à jour.
- les délais d’intervention de votre prestataire en cas de problème.
La gestion de paie au moyen d’un logiciel en ligne
Un logiciel de paie en ligne est un logiciel hébergé sur les serveurs de l’éditeur informatique. Il dispose des mêmes fonctionnalités que le programme interne. Il vous permet donc de gérer automatiquement les salaires de vos employés.
Le logiciel de paie en ligne présente quelques avantages par rapport au logiciel interne. Le premier avantage de ce type d’outil est que vous vous en servez partout où vous êtes. La seule condition est d’avoir une connexion internet. Vous n’avez pas non plus à vous stresser pour la sauvegarde des données. Le prestataire s’en occupe pour vous. Les différentes mises à jour et la sécurité du logiciel sont assurées par le fournisseur. Le logiciel est également pré paramétré. Cela vous permet de l’utiliser plus facilement.
Pour choisir un logiciel de paie en ligne, il faut s’assurer d’avoir un prestataire de confiance. Puisque les informations de votre entreprise se trouveront à sa disposition. Il doit également avoir un dispositif de sécurité optimal.
L’externalisation de la gestion de paie
La gestion de paie externalisée consiste à confier à une structure compétente (votre cabinet d’expertise comptable Sauditex Nantes Atlantique par exemple), tout, ou une partie de l’exploitation de la paie
Le prestataire externe s’occupera donc de la gestion de la paie, en fonction du mode de gestion choisit. Il existe trois différentes options d’externalisation de la paie. Nous pouvons appeler ça l’expertise sociale.
Vous pouvez choisir une externalisation des moyens informatiques utilisés pour la gestion des salaires. Cette option est appelée infogérance.
Vous pouvez aussi opter pour une Coproduction, dans ce cas, vous vous chargez du processus de règlement des salaires. Seule la maintenance légale et conventionnelle sera externalisée.
Enfin, vous pouvez choisir de confier tout le processus à un prestataire externe, ce mode de gestion se révèle plus avantageux.
En réalité l’externalisation de la paie est un choix qui présente beaucoup d’avantages :
L’externalisation vous permet de confier votre paie à des professionnels formés et compétents, Ces derniers, toujours en veille législative, connaissent la réglementation en vigueur. Ils sauront vous conseiller et garantir la bonne application conventionnelle.
Elle permet également de garantir dans le temps un maintien du service Paie à votre entreprise et d’éviter un risque de turn over.
En nous confiant cette mission, vous gagnez du temps, de la sécurité et de la productivité dans votre organisation, vous pourrez donc vous consacrer à d’autres tâches.
En complément du service social, votre prestataire extérieur peut aussi vous proposer un service RH (Ressources Humaines) ce qui est le cas du cabinet d’expertise comptable Sauditex Nantes Atlantique,
Le service RH interviendra dans les procédures et formalismes des embauches, rédaction des contrats de travail, l’optimisation du pouvoir d’achat de vos salariés : accords d’intéressement, participation, dans les obligations liées à la formation, les litiges, avertissements, licenciements …).
